Quelque soit le stade d’avancement de notre entreprise, nous sommes tous, à un moment ou à un autre voués à déléguer. En général, ce qui nous pousse à mandater quelqu’un, c’est le manque de temps ou d’expertise. Pourtant, quand la délégation fait partie de la stratégie, c’est un outil ultrapuissant qui permet réellement aux entrepreneurs de faire passer leur business au niveau supérieur. Voyons ensemble quelles sont les 5 étapes incontournables pour réussir à déléguer efficacement.
Étape 1 : la préparation.
Avant de déléguer, il faut se poser les bonnes questions et être convaincu que c’est le bon choix. Si tu t’embarques dans cette collaboration à reculons, probablement que les résultats ne seront pas au rendez-vous. Évidemment, il est normal d’avoir peur si c’est ta première fois. Surtout si tu te sens au pied du mur et que tu fais ça dans l’urgence et par nécessité.
La meilleure façon de déléguer et d’y être préparé. Tu peux inclure des missions à déléguer à même ta stratégie. Ainsi, tu as le temps de bien t’organiser, d’avoir le choix du moment, du budget, de bien définir tes besoins et évidemment de choisir la bonne personne pour accomplir le mandat.
Si tu dois retenir une chose : au lieu d’attendre d’être submergé de travail, d’être dans le rush ou de faire une bêtise par manque d’expertise, prends le « lead » et DÉCIDE de déléguer.
Étape 2 : choisir un partenaire
Une fois que tu as bien défini les projets/tâches à déléguer, tu dois trouver LA perle rare. On s’entend que ça peut prendre du temps et que c’est comme en amour, ce n’est pas certain que tu tombes sur le bon collaborateur dès le premier essai.
Pour éviter de perdre trop de temps et d’énergie, tu as plusieurs solutions :
Parler à des connaissances qui font déjà appel à des professionnels et leur demander des conseils ou des références. Le bouche à oreilles, c’est toujours gagnant.
Écrire sur ton groupe d’entrepreneurs préféré et demander des références. Du style : « Bonjour, j’ai décidé de ne plus m’occuper de la facturation pour me recentrer sur l’essence de mon entreprise. Connaissez-vous une perle rare à qui je pourrais déléguer cette tâche? Merci! » Tu vas recevoir des tonnes de réponses de clients ET de prestataires.
T’engager sur du court terme, au début. Tu peux très bien essayer de déléguer sur une période de 3 mois et voir comment ça se passe. Bon, probablement que tu décideras de reconduire car je t’assure qu’une fois que tu as goûté aux avantages, tu ne pourras plus t’en passer.
Fouiller (recherches Google, Facebook, LinkedIn), et comparer les services, les avis et les prix. Parler à la personne avant de l’engager. Ça paraît logique mais je connais bon nombre d’entrepreneurs qui ont été déçus par un décalage facilement identifiable au niveau des valeurs. Moi, par exemple, je ne pourrais jamais travailler en trompant la clientèle.
L’authenticité, la transparence, l’honnêteté font partie de mes valeurs et je les affiche clairement dès la première conversation.
Étape 3 : planifier la mission et en parler avec le collaborateur choisi.
Maintenant que tu as la mission en tête et une personne à qui la confier, tu dois passer par une étape cruciale et qui prend énergie et temps. Je te promets que si tu coupes cette étape, tu le regretteras plus tard.
Au début de la collaboration, tu vas trouver que ça ne te sauve pas tant de temps que ça. C’est tout à fait NORMAL. Au début, il faudra faire des rencontres régulières afin de bien expliquer le mandat.
Une mission se découpe en plusieurs étapes à suivre, avec des attentes bien définies et des deadlines. Mais bon, j’imagine que si tu as une entreprise, la gestion de projets, tu connais !
Il est aussi crucial de confier des tâches adaptées au niveau du collaborateur choisi. Trop souvent je vois des entrepreneurs choisir des gestionnaires de communauté et leur demander une stratégie complète sur les 12 prochains mois de leurs médias sociaux. Ce sont deux métiers différents. Une stratégie ne nécessite pas les même compétences qu’une gestion de groupe. Et inversement !
Étape 4 : le suivi.
Il est important de faire le point régulièrement sur l’avancement du projet, le respect des échéances et de la mission en général. Déléguer ne veut pas dire se décharger entièrement de la mission. Il faut trouver un juste milieu entre envahir l’espace du collaborateur et avoir la présence nécessaire pour le bon déroulement du projet. Oui, ça s’apprend. C’est certain que plus la confiance s’installe, plus l’expérience grandit, plus il sera facile de déléguer et de donner les rênes sans se soucier de rien. Cependant, il faut y aller progressivement.
Étape 5 : le bilan
Une fois le mandat terminé, n’oublie pas de faire le bilan.
N’hésite pas à souligner les points positifs comme les points à améliorer AVEC ton collaborateur.
C’est important d’être transparent et de bien communiquer afin que le prochain mandat se passe encore mieux et que le collaborateur saisisse davantage les subtilités de la mission.
Alors maintenant, comme toujours, j’ai quelques questions pour toi.
As-tu déjà délégué ? Quel genre de mandat/tâches ?
Selon toi, quelles sont les points indispensables pour une bonne collaborations ?